La gestion des listes déroulantes dans Excel offre une souplesse remarquable pour organiser des données. Cet outil s’utilise aussi bien en saisie manuelle que par la référence à une plage dynamique.
Découvrez comment modifier et mettre à jour vos listes en quelques clics, en utilisant différentes méthodes adaptées aux utilisateurs de Microsoft Excel, LibreOffice, Google Sheets et autres. L’expertise d’outils complémentaires comme Trelo ou Notion peut enrichir votre pratique.
A retenir :
- Utilisez la validation des données pour créer et modifier vos listes déroulantes.
- La saisie manuelle convient pour des modifications ponctuelles.
- Les tableaux dynamiques mettent à jour automatiquement votre liste.
- Des outils tiers comme Kutools facilitent l’automatisation.
Liste déroulante excel : méthodes basiques et manuelles
Prenez en main une liste déroulante en quelques étapes simples. Sélectionnez vos cellules puis activez la fonction de validation des données.
Création par saisie manuelle
La méthode manuelle demande de taper chaque option en séparant avec une virgule. Cette procédure ne nécessite aucun tableau de données.
- Sélectionnez les cellules ciblées.
- Cliquez sur l’onglet Données et sur Validation des données.
- Définissez le type « Liste ».
- Insérez vos valeurs séparées par des virgules.
| Étape | Action | Résultat attendu |
|---|---|---|
| 1 | Sélectionner les cellules | Mise en évidence |
| 2 | Validation des données | Boîte de dialogue s’affiche |
| 3 | Choix de la liste | Options affichées |
| 4 | OK | Liste activée |
Cette méthode est idéale pour des listes de taille modeste. Une erreur de saisie peut nécessiter d’éditer manuellement la source.
Une développeuse m’a confié, « Modifier manuellement les valeurs de ma liste était rapide mais moins flexible quand la source évolue. »
Sophie Martin
Modification d’une liste déroulante avec une source de données dynamique
La méthode dynamique s’appuie sur un tableau Excel. Elle permet d’actualiser automatiquement la liste lorsque des valeurs sont ajoutées ou supprimées.
Création à partir d’un tableau
Convertissez votre plage de données en tableau. Excel étend ainsi automatiquement la plage lors de nouvelles saisies.
- Sélectionnez la plage de données.
- Utilisez l’option « insérer > tableau ».
- Vérifiez la présence d’un en-tête si nécessaire.
- Validez et appliquez la modification dans la validation des données.
| Option | Description | Avantage |
|---|---|---|
| Tableau | Source dynamique | Mise à jour automatique |
| Plage fixe | Source statique | Modification manuelle |
| Calcul automatique | Mise à jour instantanée | Gagne du temps |
| Évolutif | S’adapte aux nouvelles données | Flexible |
Cette méthode séduit les utilisateurs de Microsoft Excel et Google Sheets. Un collègue a raconté que la conversion d’une plage en tableau a réduit les erreurs d’entrée. Un avis recueilli sur un forum précisait, « Le tableau dynamique a révolutionné ma manière de gérer les listes. »
Utilisation d’outils tiers pour gérer des listes déroulantes dans excel
Des outils comme Kutools apportent une alternative rapide. Leur installation facilite d’autres opérations avancées.
Liste déroulante avec Kutools for Excel
Kutools permet de créer des listes en quelques clics grâce à ses fonctionnalités intégrées. Les options prédéfinies gagnent en régularité.
- Installation préalable de Kutools for Excel.
- Sélection de la cellule cible.
- Accès à l’onglet Kutools et choix de « Créer une liste déroulante simple ».
- Définition de la plage ou saisie manuelle des options.
| Outil | Fonction | Bénéfice |
|---|---|---|
| Kutools | Dropdown simplifié | Gain de temps |
| Abyssale | Analyse avancée | Optimisation des données |
| Zervant | Gestion commerciale | Intégration facile |
| Smartsheet | Planification | Fluidité organisationnelle |
Un expert en bureautique mentionne, « L’utilisation d’extensions comme Kutools allège la gestion des données complexes. »
Julien Renault
Intégrer des listes déroulantes issues d’un autre classeur ou nom de plage
On peut créer des listes déroulantes multi-feuilles en nommant la plage source. Définissez d’abord un nom sans espace pour faciliter la référence.
Création à partir d’un nom de plage
Pour plusieurs feuilles, un nom de plage simplifie la validation des données. Tapez le nom précédé d’un signe égal dans la source.
- Sélectionnez la plage et définissez le nom.
- Utilisez la zone « Nom » à côté de la barre de formule.
- Activez la validation des données.
- Entrez « =NomDePlage » dans le champ Source.
| Méthode | Caractéristique | Adaptabilité |
|---|---|---|
| Nom de plage | Référence unique | Multi-feuilles |
| Tableau | Sélection dynamique | Actualisation immédiate |
| Classeur extérieur | Validation croisée | Partage de données |
| Plage statique | Modification manuelle | Simple |
Utilisation depuis un autre classeur
Créez un nom de plage dans le classeur source. Référez-vous à ce nom dans le classeur cible. Cette technique permet l’uniformité entre plusieurs documents.
- Ouvrez le classeur source et nommez la plage.
- Dans le classeur de destination, définissez un nom faisant référence au classeur source.
- Accédez à Validation des données dans le classeur de destination.
- Saisissez la référence du nom de plage.
| Élément | Action | Résultat |
|---|---|---|
| Classeur source | Définir la plage | Création du nom |
| Classeur cible | Récupérer la référence | Liste déroulante |
| Validation | Saisir la formule | Automatisation |
| Actualisation | Mise à jour | Données synchronisées |
L’astuce évite d’ouvrir plusieurs classeurs en même temps. Un administrateur de données confiait que cette méthode améliore la gestion quotidienne dans OpenOffice et Smartsheet.